(Atualizado em: 31 de julho de 2019)

Com o foco voltado para o atendimento dos pacientes e a própria medicina em si, muitos profissionais que acumulam a função de clinicar e gerir seu consultório ou clínica acabam deixando passar algumas questões importantes no planejamento financeiro – desde pequenos desencontros na rotina até grandes problemas no caixa.

“Um bom planejamento é a chave do sucesso de qualquer empresa. Caso esses erros não sejam corrigidos com prontidão, a empresa poderá entrar no que chamo de ‘situação vermelha’. Se a situação tiver se agravado, a empresa poderá até decretar falência, já que não terá recursos para suprir as necessidades”, alerta o diretor executivo do Instituto Brasileiro de Coaching (IBC) e mentor de pequenas e médias empresas, Marcus Marques.

Especialistas citam alguns erros a seguir.

1) Misturar as despesas pessoais com as despesas empresariais

Talvez o erro financeiro mais cometido por empresas pequenas – incluindo consultórios e clínicas –, ele dificulta a mensuração correta dos resultados organizacionais, mascarando a situação financeira. Em outras palavras, você poderá pensar que a clínica está dando lucro quando, na verdade, está no vermelho, ou vice-versa.

“Consequentemente, até a tomada de decisão pode ser prejudicada. Por isso, é necessário separar corretamente o que é da empresa e o que é do empresário. Uma boa dica é separar as contas bancárias pessoais das empresariais e estipular o pró-labore”, orienta Marques.

2) Não conectar projetos e ações da área financeira à estratégia da clínica

Toda empresa, mesmo clínicas e consultórios, precisa ter uma cultura e estratégia organizacionais, de forma a alinhar todas as ações e projetos. É assim que se faz todos da equipe remarem para uma mesma direção. No entanto, quando as áreas financeira e estratégica estão desconectadas, corre-se o risco de direcionar recursos e esforços para um destino diferente daquele planejado na estratégia.

“A forma mais convencional de evitar este erro é ter uma rotina contínua e por meio dos líderes, que devem sempre mostrar e esclarecer para toda equipe a importância de não perder o foco na estratégia”, comenta o gerente Financeiro da Clinica Fares, Wladimir Tinoco.

3) Buscar empréstimos onerosos sem avaliar alternativas

Seja para expandir ou resolver algum problema, o momento de solicitar crédito deve ser de extrema cautela para evitar taxas de juros elevadas e condições de pagamento desfavoráveis – qualquer deslize nesta hora pode comprometer todo o planejamento financeiro da empresa.

“Para evitar passar por situações perigosas como esta, é essencial avaliar alternativas ao crédito bancário tradicional. Outra dica é avaliar plataformas que aproximam pessoas interessadas em investir e empreendedores que precisam de recursos”, recomenda Marques. Cooperativas de crédito também podem ser alternativas.

4) Falta de otimização de processos

Processos bem planejados e otimizados fazem toda a diferença para poupar tempo e dinheiro. “O sistema de gestão informatizado é muito útil e ajuda a evitar os erros, porque tudo fica mais fácil e rápido de ver e corrigir. Eles costumam dar alertas quando algo não está indo bem, além de apontar melhorias e caminhos a seguir para que os erros sejam corrigidos”, comenta Marques.

5) Não considerar a sazonalidade do negócio e suas necessidades de investimento

É natural que algumas épocas do ano o médico tenha mais despesas e/ou receita – e o planejamento do fluxo de caixa da clínica precisa considerar a previsão de gastos e recebimentos ao longo do ano. Também é fundamental que os prazos de recebimento dos convênios estejam alinhados com os prazos médios de pagamento. “Isso evitará que o caixa da empresa fique sem fundos para pagar as contas recorrentes”, finaliza Tinoco.